Los chatbots en Microsoft Teams para empleados se han convertido en una de las tendencias en desarrollo de chatbots en las empresas. Resolver de forma automática las dudas de los empleados y otros stakeholders internos vía uno de estos asistentes virtuales ha captado la atención de empresas grandes y medianas, las cuales lidian con la gestión de estas consultas diariamente y son conscientes de la inversión de tiempo que supone su resolución. Pero, cuando te planteas implementar un chatbot en Microsoft TEAMs, ¿qué otros canales te planteas? ¿es lo mismo un Asistente Virtual para empleados que un chatbot? Teniendo en cuenta esto, hoy analizaremos las claves de los chatbots para Microsoft Teams cuyo foco no es otro que la mejora de la atención al empleado y los puntos que debes tener en cuenta si tu empresa está planteándose introducir esta tecnología.
Qué son los chatbots en Microsoft Teams
En primer lugar es preciso explicar qué es Microsoft Teams. Esta aplicación de Microsoft es una plataforma basada en todo el Paquete Office 365 que permite que las personas pertenecientes a un mismo equipo puedan colaborar de forma sencilla y con todos los recursos disponibles sin salir de ella. Una herramienta con la que todo el equipo interno de una empresa puede estar conectado en cuestión de segundos, facilitando, de este modo, la comunicación de toda la corporación.
Teniendo en cuenta esto, los chatbots en Microsoft Teams no dejan de ser chatbots tradicionales que se han implementado en este canal. Como se destacaba previamente, van enfocados principalmente a resolver dudas o procesos que afectan a los empleados u otras audiencias internas que tienen acceso a este entorno.
Desarrollo de chatbots en Microsoft Teams
Como comentábamos anteriormente, el desarrollo de un chatbot en Microsoft Teams para empleados se ha convertido en algo bastante frecuente. A la hora de trabajar con chatbots, es preciso ser consciente de su versatilidad, pero también de sus limitaciones (un chatbot NO se entrena sólo). La resolución de preguntas frecuentes es una de las funciones más habituales, sin embargo, no es ni mucho menos, la única. A través del uso de estos asistentes conversacionales tenemos la oportunidad de automatizar otros procesos que generen valor en nuestros empleados. Hablamos de automatizar el proceso de envíos de justificantes de bajas laborales, de pagos que la empresa debe realizar, de la reducción o aumento de la retención del IRPF en la nómina, etc. Y es que si tú (sí tú, el que nos estás leyendo) eres un profesional de Recursos Humanos ahora mismo habrán venido a tu mente mil y una posibilidades sobre días de permisos, beneficios sociales, y un largo etcétera.
¿Cómo puedo desarrollar un chatbot para empleados en mi empresa?
A la hora de hablar de chatbots, hay diferentes alternativas posibles de desarrollo, las cuales dependen, entre otras cuestiones, de los planes a futuro que se tenga, de quién quieres que realice el entrenamiento y/o de las políticas de seguridad IT de la compañía. Lo normal para hacer un desarrollo es buscar un proveedor y/o hacer una petición a tecnología. En el caso de que busques contratar el desarrollo, te planteamos algunas de las cuestiones a hacerse:
- ¿Quiero que sea transaccional o me vale un chatbot consultivo?
- ¿Las respuestas a preguntas consultivas serán las mismas independiente del empleado que la realice o serán diferentes?
- ¿Mi equipo de tecnología preferirá que los datos estén en on-premise (en nuestros servidores) o le será suficiente que el servicio sea cloud?
- ¿Quieres subcontratar el entrenamiento o quieres que el equipo de Recursos Humanos pueda autogestionarlo?
¿Qué puede resolver un Chatbot para empleados en TEAMS?
Teniendo en cuenta esta versatilidad, entenderás que no es lo mismo automatizar un proceso de principio a fin que simplemente gestionar la respuesta de una pregunta frecuente. La complejidad del primer caso es mayor que el segundo. Partiendo de esa base, tenemos que entender que el primer paso que hay que dar en el desarrollo de esta tecnología es cuál es el nivel de profundidad que vamos a dar en la respuesta. Podemos encontrar varios niveles:
- Automatizar la gestión solicitada.
- Indicar como se puede hacer.
- Derivar directamente al enlace en el que encuentran la información.
Veamos esta situación con un ejemplo. Ante la pregunta dónde puedo solicitar las vacaciones, el chatbot podría:
- Gestionar la petición de las vacaciones de forma completamente automática y con los desarrollos técnicos necesarios.
- Indicar al usuario los pasos que tiene que hacer para hacer dicha solicitud y enrutar al lugar en el que puede hacer la solicitud.
- Responder directamente con un enlace en el que se explican los pasos para pedir las vacaciones.
Es evidente que en los tres casos es necesario implementar una capa de conocimiento que detecte la intención del usuario, sin embargo, la forma de solventar la situación es completamente diferente de un caso a otro.
En este artículo nuestro experto developer habla con todo lujo de detalles del desarrollo de este tipo de asistentes en Microsoft Teams:
Precio y coste de chatbots en Microsot Teams
Teniendo en cuenta lo que comentábamos en el epígrafe anterior, el coste de un chatbot en Microsoft Teams dependerá, única y exclusivamente, del nivel de desarrollo y mantenimiento que deseas que tenga el bot. No será lo mismo el coste de desarrollo de un chatbot que es capaz de automatizar un proceso de principio a fin que otro que simplemente hace la redirección a una página web.
En cualquier caso, si deseas saber un precio aproximado a tus necesidades, no dudes en escribirnos a contacto@chatbotchocolate.com
Aplicaciones
Algunas de las cuestiones que un chatbot en Microsoft Teams suele resolver en relación con el área de Recursos Humanos es:
- Nóminas
- Políticas de empresa.
- Tramitación de bajas.
- Permisos laborales.
- Programas de teletrabajo.
- Pago de recibos.
- Cambios en datos personales.
Sin embargo, como dice el refrán “cada maestrillo tiene su librillo” y, en consecuencia, cada empresa puede implementar funciones concretas relacionadas con el sector o negocio que lleva a cabo la compañía. Por ejemplo, consulta de información sobre clientes concretos para facilitar el acceso a la misma al equipo comercial.
Ejemplos reales
Sin duda este es vuestro punto favorito, ya que es en él donde se pone de manifiesto la implementación real y eficaz de esta tecnología. Como expertos en el desarrollo de estas tecnologías en multitud de plataformas, desde Chatbot Chocolate hemos ayudado a compañías como Pernod Ricard, distribuidor internacional de licores tan conocidos como Ballantines, Chivas o Malibu, en el proceso de implementación de chatbots. En este caso concreto, el chatbot está preparado para responder más de sesenta preguntas relacionadas con la gestión de recursos Humano y además automatiza el proceso de búsqueda de restaurante y bares en ciudades, así como, la búsqueda de información relacionada con los clientes y proveedores de la compañía.
Aunque si quieres ver más casos como este, te recomendamos la lectura del whitepaper que lanzaron The Adecco Group y Planeta Chatbot.