Chatbots en Recursos Humanos

Los chatbots en Recursos humanos han conseguido convertirse en un compañero más dentro de los equipos del área. El uso de estos asistentes virtuales en recursos humanos ya era habitual antes de la pandemia, sin embargo tras la crisis sanitaria y el confinamiento, el interés por los mismos ha aumentado de forma exponencial, y es que, ¿quién no querría un asistente virtual en su empresa?. Teniendo en cuenta esto, a continuación te explicamos qué son y para qué te pueden servir los chatbots en recursos humanos. En definitiva, si te interesa conocer las principales aplicaciones prácticas de esta tecnología sigue leyendo ;-).

Qué son los chatbots en Recursos humanos

Los bots en Recursos Humanos tienen como principal objetivo ayudar en el proceso de gestión de las preguntas frecuentes y procesos que tienen que ver con las diferentes áreas de los RRHH. Como veremos a continuación este tipo de chatbots no solo pueden interactuar con el humano cuando este es empleado de la compañía y ya forma parte de la plantilla, sino que pueden acompañarlo en todo el ciclo de vida del empleados. Teniendo en cuenta esto, hablamos de captación de perfiles profesionales, consulta de disponibilidad del candidato, resolución de preguntas frecuentes, etc.

Aplicaciones de los bots en RR.HH

Como destacábamos anteriormente, la ayuda que un asistente virtual o chatbot pueden ofrecer en el departamento de Recursos Humanos es muy amplia, acompañando a los profesionales de este departamento en la gestión de las operaciones y procesos que tienen lugar durante todo el ciclo de vida del empleado. Por ello, a lo largo de las próximas líneas vamos a analizar en detalle algunos de los casos más interesantes y provechosos:

1. Captación de empleados

Sí, al igual que muchas empresas automatizan el proceso de captación de leads para su empresa a través de estos sistemas, ¿por qué no usar un chatbot para captar a tus empleados?  A través de una conversación, puedes solicitarle al empleado toda la información que consideres que es importante. Además, dependiendo del target que esperes, puedes aprovechar recursos como fotografías o GIFs, que hagan más dinámica y entretenida la conversación.

A día de hoy ya son muchas las empresas que utilizan esta tecnología para captar potenciales empleados a través de canales tan interesantes (y pensados para las nuevas generaciones)  como WhatsApp o Facebook Messenger. Si quieres que te contemos más sobre este caso de uso, escríbenos ;-), tenemos proyectos a medida en más de 10 países con esta dinámica.

2. Chatbot para consulta de disponibilidad de candidatos: Telegram y WhatsApp

Si no eres un profesional del sector de los RRHH quizá no entiendes muy bien a qué nos referimos con consulta de “disponibilidad de candidatos”. No te preocupes, lo analizamos en las próximas líneas.

Existen determinadas empresas (ETTs principalmente) o sectores (turismo, restauración, reparto a domicilio, etc) que funcionan por temporadas o cuyo índice de rotación es muy alto. En este tipo de contextos, un chatbot en WhatsApp o en una app de mensajería gratuita tipo Telegram (gratuita para la empresa!) puede convertirse en el mejor aliado para el departamento de Recursos Humanos ya que gestionar envíos masivos para consultar la disponibilidad de su base de datos de candidatos a través de los canales que verdaderamente utilizan los usuarios, consiguiendo una respuesta en un plazo más corto de tiempo. ¿O prefieres contactar uno a uno a mano?

De esta forma, a través del envío de una alerta o notificación de un posible trabajo se confirma si el candidato tiene o no disponibilidad actualmente, lo que permite cubrir las vacantes de una forma más rápida y el proceso de gestión ha sido más eficiente ya que el chatbot, al margen de consultar la disponibilidad, puede hacer todas las consultas que sean necesarias para poder tramitar la contratación. Este tipo de chatbots también puede utilizarse para renovar o actualizar la información que tenemos de los candidatos en nuestra bases de datos.

3. Proceso de onboarding

No podría faltar está aplicación 😉 La llegada de un nuevo empleado desencadena una gran cantidad de acciones y también una gran cantidad de preguntas por resolver. Es en este punto donde la tecnología conversacional se puede convertir en el aliado perfecto. Resolver dudas en relación con localización de los diferentes departamentos, gestión de los beneficios que se incluyen en el contrato o protocolos internos del departamento al que se ha incorporado son solo algunas de las preguntas que se pueden resolver mediante el uso de esta tecnología.

Este tipo de chatbots se pueden implementar en la intranet de la empresa, en entornos como Microsoft Teams o aquel que la compañía considere que es el más oportuno de cara a garantizar el éxito de la herramienta.

4. Asistente virtual para empleados

Y, por último, pero no menos importante, el chatbot puede ayudar a resolver las preguntas frecuentes de los empleados o automatizar procesos concretos. Veamos cada una de estas opciones en detalle:

– Resolución de preguntas frecuentes

Dudas sobre las vacaciones, la nómina, las políticas de la empresa, los beneficios por ser empleado, etc sol solo algunos de los topics más frecuentes en lo que se refiere a la atención al empleado. Preguntas que se repiten y que con gran frecuencia derivan en la misma respuesta son las ideales para automatizarse mediante el uso de un bot.

– Gestión de procesos

Pero ojo, tras la resolución de preguntas frecuentes, los chatbots permiten otro tipo de funciones mucho más complejas y al mismo tiempo atractivas. Los bots permiten la automatización de procesos como cambio de turnos, solicitud de cambio de datos y todo tipo de procesos que sean peculiares de la empresa/sector que quiera innovar mediante su uso. En este sentido, el Hospital Universitario de A Coruña implemento un chatbot (Bat Bot) que permitía el intercambio de guardias entre los médicos del MIR. Un proceso que de normal implica una gran cantidad de burocracia y papeleo, quedaba resumido e informatizado de principio a fin en cuestión de tres clicks.

¿En qué canal implementar un chatbot de Recursos Humanos?

Como venimos viendo a lo largo de este post, a la hora de elegir el canal en el que implementarlo tenemos múltiples opciones. Por un lado están los entornos meramente corporativos como pueden ser la Intranet (web) Microsoft Teams o una aplicación móvil, mientras que por otro nos encontramos con las aplicaciones de mensajería como WhatsApp o Telegram. El uso de una herramienta u otra, y como hemos destacado anteriormente, dependerá de las preferencias de la compañía, pero también de la audiencia a la que se dirigen. ¿Por qué decimos esto? Muy simple, esta tecnología también puede ayudar a gestionar la comunicación con otro tipo de audiencias internas como pueden ser los sindicatos, comerciales o los proveedores. En consecuencia, el canal a utilizar puede (y seguramente deberá) ser diferente. En nuestro caso, hemos participado en proyectos de chatbots de captación de candidatos en Facebook e Instagram, ¿son el mejor canal? Depende. En el caso  este cliente, sí porque es donde se encuentra su target.

Ejemplo de chatbot de RRHH

Además de los casos de usos que hemos ido mencionando, el caso de CEMEX Latam nos parece un gran ejemplo. Dado que el chatbot que han implementado facilita a los comerciales y proveedores la visualización y compra de los productos de la compañía, el canal elegido ha sido WhatsApp ya que para este perfil es más fácil escribir un WhatsApp que tener acceso a Teams o la Intranet. Sin embargo, otras compañías clientes como Pernod Ricard han preferido el uso de Teams para implementar este sistema de atención al empleado.

¿Cómo desarrollar un chatbot o asistente virtual en RRHH?

Si tu empresa está estudiando implementar un chatbot en RRHH lo habitual es solicitar ayuda (hacer una petición) al área de Tecnología o contactar con un proveedor especializado. En este contexto:

  • Si no tienes claro cuál es el potencial y la aplicabilidad real que puede darse teniendo en cuenta tus procesos internos e intereses, no dudes en escribirnos para que podamos ayudarte tanto en el proceso de conceptualización y diseño como en su desarrollo y entrenamiento.
  • Si quieres seguir leyendo más sobre la materia, aquí te compartimos este WhitePaper de chatbots en RRHH que creamos junto a The Adecco group y compañías como CEPSA, BAYER, Pernod Ricard, Bankia, (un par de estas compañías son clientes nuestros ;-).